Zakres gromadzonych danych
Administratorem danych osobowych jest FAUST ŁUKASZ MALINOWSKI (dalej: „FAUST ŁUKASZ MALINOWSKI”, „my”, „nas”, „nasz”), prowadzący serwis internetowy https://urbanmeetnight.com. Gromadzimy wyłącznie takie dane, które są niezbędne do świadczenia naszych usług, komunikacji z Tobą oraz rozwoju oferty.
W zależności od sposobu korzystania z serwisu i naszych usług możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:
- identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy (jeśli dotyczy),
- kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, dane do kontaktu podane w formularzu rezerwacji lub zapytania,
- dotyczące rezerwacji: data i godzina wizyty, liczba osób, preferencje dotyczące stolika, rodzaj wydarzenia (np. wieczór pokerowy, transmisja konkretnego meczu, impreza prywatna), informacje o specjalnych wymaganiach,
- dotyczące organizowanych wydarzeń: dane osób kontaktowych przy rezerwacjach grupowych, firmowych lub urodzinowych,
- dane związane z rozliczeniami: podstawowe informacje o płatnościach i statusie płatności (np. informacja o dokonaniu przedpłaty lub zwrocie), bez przechowywania pełnych danych kart płatniczych po stronie FAUST ŁUKASZ MALINOWSKI,
-
dane dotyczące korzystania z serwisu:
- adres IP, identyfikatory plików cookies oraz urządzeń,
- informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym,
- data i czas wizyty w serwisie, odwiedzane podstrony, klikane elementy, źródło wejścia na stronę,
- dane związane z komunikacją: treść wiadomości wysyłanych przez formularze kontaktowe, informacje z zapytań telefonicznych lub mailowych, Twoje opinie i rekomendacje (np. przesłane w formularzu lub publikowane w ramach referencji po uzyskaniu zgody),
- dane związane z marketingiem: zgody marketingowe, preferencje dotyczące rodzaju komunikacji (np. newsletter, informacje o wydarzeniach, oferty specjalne), historia otwarć i kliknięć w komunikacji elektronicznej.
Podanie danych jest dobrowolne, lecz w niektórych przypadkach konieczne do skorzystania z konkretnych funkcjonalności serwisu, takich jak rezerwacje online, zapis na wydarzenie lub wysłanie zapytania przez formularz kontaktowy.
Cele przetwarzania danych
Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji jasno określonych celów, do których należą:
- Realizacja rezerwacji stolików i wydarzeń – przyjmowanie, potwierdzanie, modyfikacja i ewentualne odwoływanie rezerwacji, zarządzanie listami gości na wieczorach pokerowych, transmisjach meczów oraz wydarzeniach tematycznych.
- Organizacja imprez i wieczorów tematycznych – planowanie i koordynacja wieczorów pokerowych, transmisji turniejów sportowych oraz wydarzeń specjalnych, a także kontakt z osobami odpowiedzialnymi za rezerwacje grupowe lub firmowe.
- Kontakt z klientami – udzielanie odpowiedzi na pytania zadane przez formularz kontaktowy, e-mail lub telefon, przekazywanie informacji dotyczących rezerwacji, oferty, regulaminów i zmian w harmonogramie wydarzeń.
- Obsługa zapytań i reklamacji – rozpatrywanie zgłoszeń dotyczących jakości obsługi, organizacji wydarzeń, płatności lub innych aspektów związanych z funkcjonowaniem FAUST ŁUKASZ MALINOWSKI.
- Marketing i komunikacja dopasowana do potrzeb – za Twoją odrębną zgodą przesyłanie informacji o nowościach, zbliżających się wydarzeniach, turniejach pokerowych, wyjątkowych transmisjach sportowych, promocjach i ofertach specjalnych.
- Analiza i statystyka korzystania z serwisu – tworzenie zbiorczych statystyk i raportów (bez identyfikacji konkretnych osób) w celu lepszego dopasowania treści, optymalizacji użyteczności strony oraz rozwoju naszego serwisu i oferty.
- Bezpieczeństwo i ochrona przed nadużyciami – wykrywanie i zapobieganie próbom wykorzystania serwisu w sposób niezgodny z prawem lub regulaminem, w tym monitorowanie działań mogących stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa systemów informatycznych.
- Realizacja obowiązków prawnych – przechowywanie dokumentacji księgowej, rozliczeń, wypełnianie wymogów wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych oraz innych właściwych aktów prawnych.
- Dochódzenie lub obrona roszczeń – ewentualne ustalanie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami związanymi z zawartymi umowami lub poniesioną odpowiedzialnością.
W przypadku wykorzystywania danych w celach innych niż wskazane powyżej, każdorazowo poinformujemy Cię o nowym celu przetwarzania oraz jego podstawie prawnej przed rozpoczęciem takich działań.
Udostępnianie danych podmiotom trzecim
Twoje dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie zaufanym partnerom, którzy współpracują z FAUST ŁUKASZ MALINOWSKI przy świadczeniu usług związanych z funkcjonowaniem serwisu oraz obsługą rezerwacji i wydarzeń. W każdym przypadku dbamy o to, aby współpracujące podmioty gwarantowały odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.
W szczególności dane mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:
- dostawcy systemów rezerwacyjnych i narzędzi CRM – podmioty zapewniające platformy do obsługi rezerwacji online, zarządzania listami uczestników wydarzeń oraz komunikacji z klientami,
- dostawcy usług płatniczych – operatorzy płatności elektronicznych oraz banki, w zakresie niezbędnym do obsługi płatności, zwrotów i rozliczeń,
- dostawcy usług hostingowych i IT – firmy zapewniające serwery, infrastrukturę chmurową, usługi utrzymania i bezpieczeństwa systemów informatycznych,
- podmioty świadczące usługi marketingowe i analityczne – agencje marketingowe, dostawcy narzędzi analitycznych i mailingowych, pod warunkiem zawarcia stosownych umów powierzenia przetwarzania danych,
- doradcy oraz podmioty wspierające nas prawnie lub księgowo – kancelarie prawne, biura rachunkowe, audytorzy, w zakresie niezbędnym do realizacji ich usług i naszych obowiązków prawnych,
- organy publiczne – wyłącznie w przypadkach przewidzianych przez przepisy prawa, na podstawie odpowiednich żądań i w granicach obowiązujących przepisów.
Podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu działają wyłącznie na podstawie zawartych umów i zgodnie z naszymi instrukcjami. Nie sprzedajemy Twoich danych osobowych podmiotom trzecim.
Jeżeli w ramach korzystania z narzędzi zewnętrznych (np. analitycznych) dojdzie do przekazania danych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), stosujemy odpowiednie zabezpieczenia, w szczególności oparte na standardowych klauzulach umownych UE lub innych mechanizmach przewidzianych przez RODO.
Bezpieczeństwo informacji
Ochrona Twoich danych osobowych jest dla nas priorytetem. Stosujemy zarówno rozwiązania techniczne, jak i organizacyjne, których celem jest zapewnienie poufności, integralności i dostępności informacji przetwarzanych przez FAUST ŁUKASZ MALINOWSKI.
W szczególności wdrażamy następujące środki bezpieczeństwa:
- szyfrowanie transmisji danych – połączenie z serwisem urbanmeetnight.com odbywa się z wykorzystaniem protokołu HTTPS, który chroni dane przesyłane między Twoim urządzeniem a naszym serwerem,
- zabezpieczenia serwerów i infrastruktury – korzystamy z usług renomowanych dostawców hostingu, dbających o aktualizacje, ochronę przed nieautoryzowanym dostępem oraz monitorowanie bezpieczeństwa infrastruktury,
- kontrola dostępu – dostęp do danych osobowych mają wyłącznie upoważnieni pracownicy i współpracownicy, dla których dane są niezbędne do wykonywania obowiązków służbowych,
- procedury wewnętrzne – stosujemy wewnętrzne zasady i instrukcje dotyczące przetwarzania danych, reagowania na incydenty oraz minimalizowania ryzyk dla bezpieczeństwa informacji,
- kopie zapasowe – wykonujemy regularne kopie zapasowe wybranych danych, aby móc odtworzyć ich zawartość w przypadku awarii technicznej,
- monitorowanie zagrożeń – analizujemy logi systemowe oraz wykorzystujemy narzędzia wspierające wykrywanie prób naruszeń bezpieczeństwa.
Pomimo podejmowania szerokich działań, żaden system informatyczny nie może zagwarantować całkowitego wyeliminowania ryzyk. W przypadku wystąpienia incydentu bezpieczeństwa, który mógłby powodować wysokie ryzyko naruszenia Twoich praw lub wolności, podejmiemy działania zgodnie z RODO, w tym – jeśli będzie to wymagane – poinformujemy Cię o zaistniałej sytuacji oraz o podjętych środkach zaradczych.
Uprawnienia użytkownika
Osobom, których dane dotyczą, przysługują określone prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych przez FAUST ŁUKASZ MALINOWSKI. Możesz z nich skorzystać, kontaktując się z nami w sposób opisany w sekcji „Zasady kontaktu w sprawach prywatności”.
W szczególności przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeśli tak – także wglądu w ich treść oraz otrzymania kopii danych,
- sprostowania (poprawiania) danych – żądania poprawienia danych, które są nieprawidłowe, lub uzupełnienia danych niekompletnych,
- usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – żądania usunięcia danych w sytuacjach przewidzianych przez RODO, np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, lub gdy cofnąłeś zgodę, a brak jest innej podstawy prawnej przetwarzania,
- ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach (np. na czas rozpatrywania sprzeciwu lub żądania sprostowania danych),
- przenoszenia danych – otrzymania danych dostarczonych nam w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przekazania tych danych innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe,
- sprzeciwu wobec przetwarzania – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (w tym w celach marketingu bezpośredniego), w tym profilowania; w przypadku sprzeciwu dane nie będą dalej przetwarzane w tych celach,
- cofnięcia zgody – jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody, masz prawo w każdej chwili ją wycofać, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem,
- wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeśli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO lub inne obowiązujące regulacje, przysługuje Ci prawo złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
W celu weryfikacji Twojej tożsamości możemy poprosić o podanie dodatkowych informacji, szczególnie gdyby realizacja wniosku wymagała ujawnienia danych osobowych osobie nieuprawnionej.
Okres przechowywania danych
Dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, chyba że dłuższy okres przechowywania wynika z obowiązujących przepisów prawa lub jest konieczny do obrony lub dochodzenia roszczeń.
W szczególności stosujemy następujące zasady określania czasu przechowywania danych:
- dane związane z realizacją rezerwacji i wydarzeń – przechowujemy przez okres niezbędny do wykonania umowy oraz rozliczeń, a następnie przez czas wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych,
- dane przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego – do momentu wycofania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania w tym celu,
- dane związane z obsługą zapytań i reklamacji – przez okres niezbędny do rozpatrzenia zgłoszenia oraz ewentualnego dochodzenia lub obrony roszczeń,
- dane gromadzone w systemach logów technicznych i bezpieczeństwa – co do zasady przez okres do 12 miesięcy, chyba że dłuższy czas jest konieczny dla celów bezpieczeństwa lub obowiązków prawnych,
- dane wykorzystywane do celów analitycznych – w formie umożliwiającej identyfikację osoby przez okres nie dłuższy niż jest to uzasadnione celami analizy, po czym mogą być anonimizowane.
Po upływie odpowiednich okresów przechowywania dane są trwale usuwane, anonimizowane lub archiwizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dotyczą, chyba że obowiązujące przepisy wymagają ich dalszego przechowywania.
Zasady kontaktu w sprawach prywatności
Administratorem Twoich danych osobowych jest FAUST ŁUKASZ MALINOWSKI. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, realizacją Twoich praw lub pytaniami dotyczącymi niniejszej Polityki Prywatności możesz skontaktować się z nami:
- za pośrednictwem formularza kontaktowego na stronie: /contact-us/,
- mailowo – na adres wskazany w sekcji kontaktowej serwisu,
- telefonicznie lub osobiście – zgodnie z aktualnymi danymi kontaktowymi udostępnionymi w zakładce Kontakt.
W celu sprawnej obsługi wniosku zalecamy, aby w przesyłanej korespondencji wskazać, z jakich uprawnień chcesz skorzystać (np. prawo dostępu, sprostowania, usunięcia danych) oraz jakich działań oczekujesz z naszej strony. Odpowiedzi udzielimy niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie przewidzianym przez RODO, co do zasady w ciągu jednego miesiąca od otrzymania wniosku.
Zmiany w Polityce Prywatności
FAUST ŁUKASZ MALINOWSKI zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności w przypadku rozwoju oferty, modyfikacji funkcjonalności serwisu, zmian przepisów prawa lub wytycznych organów nadzorczych.
W przypadku istotnych zmian:
- opublikujemy zaktualizowaną wersję dokumentu na stronie https://urbanmeetnight.com/privacy-policy/ wraz z nową datą wejścia w życie,
- możemy również opublikować dodatkową informację w wyróżnionym miejscu serwisu (np. baner lub komunikat na stronie głównej) oraz – jeśli będzie to zasadne – przekazać informację za pomocą kanałów komunikacji elektronicznej (np. e-mail),
- w przypadku, gdy przepisy prawa będą wymagały ponownego uzyskania zgody na określone działania (np. marketing), zwrócimy się do Ciebie z odpowiednią prośbą.
Dalsze korzystanie z serwisu po wejściu w życie zmian Polityki Prywatności oznacza akceptację zaktualizowanych zasad. Zachęcamy do okresowego zapoznawania się z aktualną wersją dokumentu.
Podstawy prawne i zgodność z RODO
Przetwarzając dane osobowe, FAUST ŁUKASZ MALINOWSKI stosuje się do obowiązujących przepisów prawa, w szczególności do Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), a także do właściwych przepisów krajowych obowiązujących na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
W zależności od celu przetwarzania dane osobowe są przetwarzane w oparciu o następujące podstawy prawne:
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań na Twoje żądanie przed jej zawarciem, w szczególności w związku z realizacją rezerwacji i organizacją wydarzeń,
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, np. w zakresie przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej,
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Urban Meet Night, takich jak zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, dochodzenie lub obrona roszczeń, prowadzenie analiz statystycznych, a także marketing bezpośredni własnych usług,
- art. 6 ust. 1 lit. a RODO – przetwarzanie odbywa się na podstawie Twojej dobrowolnej zgody, np. na otrzymywanie informacji marketingowych drogą elektroniczną, udział w ankietach satysfakcji czy wykorzystywanie określonych kategorii plików cookies.
Jeśli masz pytania dotyczące tego, na jakiej podstawie przetwarzamy konkretne kategorie Twoich danych, możesz skontaktować się z nami, korzystając z danych wskazanych w sekcji „Zasady kontaktu w sprawach prywatności”.
Chcesz dowiedzieć się więcej o naszym miejscu?
Sprawdź naszą koncepcję, nadchodzące wydarzenia lub zarezerwuj stolik na wieczór pokerowy, transmisję meczu lub spotkanie ze znajomymi.